Cách iN Tài Liệu Thu Nhỏ Trong Word, Excel, PDF 2007,2010,2016

Trong công việc và học tập, việc in tài liệu thu nhỏ không chỉ giúp tiết kiệm giấy, giảm chi phí in ấn mà còn tạo ra những bản cứng nhỏ gọn, tiện lợi cho việc tham khảo nhanh, ghi chú hoặc thậm chí là “phao cứu sinh” trong một số trường hợp. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ cách thực hiện thao tác này một cách hiệu quả trên các phần mềm văn phòng phổ biến như Microsoft Word, Excel và các trình đọc file PDF.

Bài viết này sẽ là cẩm nang chi tiết, hướng dẫn bạn từng bước cách in tài liệu thu nhỏ một cách chuyên nghiệp, từ việc điều chỉnh kích thước, bố cục đến các mẹo tối ưu để bản in luôn rõ nét và dễ đọc.

Tại Sao Cần In Tài Liệu Thu Nhỏ?

• Tiết kiệm chi phí: Giảm lượng giấy và mực in sử dụng, đặc biệt quan trọng khi in số lượng lớn.

• Tạo tài liệu tham khảo tiện lợi: Bản in nhỏ gọn dễ dàng mang theo, phù hợp cho việc ôn tập, xem lại nhanh thông tin.

• Trình bày nhiều nội dung trên một trang: Hữu ích khi muốn có cái nhìn tổng quan về nhiều slide thuyết trình, nhiều trang dữ liệu hoặc khi muốn tạo “phao” tài liệu.

• Bảo vệ môi trường: Góp phần giảm thiểu rác thải giấy.

I. Cách In Tài Liệu Thu Nhỏ Trong Microsoft Word

Microsoft Word cung cấp nhiều tùy chọn linh hoạt để bạn có thể thu nhỏ tài liệu trước khi in, phổ biến nhất là in nhiều trang trên một tờ giấy hoặc điều chỉnh tỷ lệ co giãn.

1. In Nhiều Trang Trên Một Tờ Giấy (Pages Per Sheet)

Đây là cách phổ biến và dễ thực hiện nhất để thu nhỏ tài liệu trong Word.

• Bước 1: Mở file Word cần in.
  Khởi động Microsoft Word và mở tài liệu bạn muốn thực hiện thao tác in thu nhỏ.

• Bước 2: Điều chỉnh hướng giấy (Tùy chọn).
  Nếu cần, bạn có thể thay đổi hướng giấy để phù hợp hơn với việc gộp nhiều trang. Vào tab PAGE LAYOUT (Bố cục Trang) > Orientation (Hướng) và chọn Portrait (Dọc) hoặc Landscape (Ngang).

• Bước 3: Mở hộp thoại In.
  Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P hoặc vào File > Print (In).

• Bước 4: Chọn số trang trên mỗi tờ giấy.
  Trong mục Settings (Cài đặt), tìm đến tùy chọn 1 Page Per Sheet (1 Trang Mỗi Tờ). Nhấp vào đó và chọn số lượng trang bạn muốn gộp trên một mặt giấy (ví dụ: 2 Pages, 4 Pages, 6 Pages, 8 Pages, 16 Pages Per Sheet). Word sẽ tự động thu nhỏ các trang tài liệu để vừa với lựa chọn của bạn.
  Một số giao diện máy in có thể hiển thị tùy chọn này trong phần Printer Properties (Thuộc tính Máy in) và sau đó chọn số trang trong mục tương ứng như “Page Layout” hoặc “Multi-Page”.

• Bước 5: Xem trước và In.
  Kiểm tra kỹ bản xem trước (Print Preview) ở phía bên phải để đảm bảo nội dung hiển thị rõ ràng. Sau đó, nhấn nút Print (In) để bắt đầu.

2. Co Giãn Theo Khổ Giấy (Scale to Paper Size)

Tính năng này cho phép bạn in tài liệu được thiết kế cho một khổ giấy này sang một khổ giấy khác (thường là nhỏ hơn) mà Word sẽ tự động điều chỉnh tỷ lệ.

• Bước 1: Mở file Word và vào mục In (Ctrl + P).

• Bước 2: Tìm tùy chọn Scale to Paper Size.
  Trong phần Settings (Cài đặt), ngay dưới tùy chọn 1 Page Per Sheet, bạn sẽ thấy một mục tương tự như No Scaling (Không Co giãn) hoặc tên khổ giấy hiện tại của tài liệu. Nhấp vào đó.

• Bước 3: Chọn khổ giấy đích.
  Di chuột đến Scale to Paper Size (Co giãn theo Khổ giấy) và chọn khổ giấy bạn muốn in ra từ danh sách (ví dụ: A5 nếu tài liệu gốc là A4 để thu nhỏ). Word sẽ tự động tính toán tỷ lệ co giãn phù hợp.
  Lưu ý: Tính năng này trên Word cho macOS có thể nằm trong File > Page Setup > Scaling nơi bạn có thể nhập tỷ lệ phần trăm.

3. Sử Dụng Tính Năng “Shrink One Page” (Thu Nhỏ Một Trang)

Nếu tài liệu của bạn chỉ dư ra một vài dòng ở trang cuối cùng, tính năng “Shrink One Page” có thể giúp thu gọn tài liệu lại vừa đủ số trang mong muốn bằng cách giảm nhẹ kích thước font chữ và khoảng cách dòng.

• Cách truy cập tính năng này có thể khác nhau tùy phiên bản Word. Bạn có thể cần thêm nó vào Quick Access Toolbar (Thanh công cụ Truy cập Nhanh) hoặc Ribbon.

  • Vào File > Options > Quick Access Toolbar.

  • Trong “Choose commands from:”, chọn All Commands.

  • Tìm và chọn Shrink One Page, sau đó nhấn Add >> và OK.

• Sau khi thêm, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng “Shrink One Page” trên thanh công cụ.

Mẹo Tối Ưu Khi In Nhỏ Trong Word:

• Chọn font chữ phù hợp: Sử dụng các font chữ dễ đọc ở kích thước nhỏ như Arial, Calibri, hoặc Times New Roman. Tránh font quá cách điệu hoặc quá đậm 1.

• Điều chỉnh định dạng: Trước khi in, hãy xem xét giảm kích thước font chữ, khoảng cách dòng (ví dụ: từ 1.15 xuống Single), và thu hẹp lề (Narrow) để tối ưu không gian 1.

• In hai mặt: Nếu máy in hỗ trợ, hãy chọn in hai mặt (Print on Both Sides) để tiết kiệm giấy tối đa.

II. Cách In Tài Liệu Thu Nhỏ (Vừa Khít Trang) Trong Microsoft Excel

Excel thường dùng để xử lý bảng tính lớn, và việc in sao cho vừa một trang giấy A4 hoặc thu nhỏ theo tỷ lệ là nhu cầu rất phổ biến.

1. Sử Dụng “Fit to” Trong Page Setup

Đây là cách mạnh mẽ nhất để đảm bảo bảng tính của bạn vừa khít số trang mong muốn.

• Bước 1: Mở file Excel cần in.

• Bước 2: Truy cập Page Setup (Thiết lập Trang).
  Vào tab Page Layout (Bố cục Trang). Trong nhóm Scale to Fit (Co giãn cho Vừa), bạn sẽ thấy các tùy chọn:

  • Width (Rộng): Chọn số trang cho chiều rộng (ví dụ: 1 page).

  • Height (Cao): Chọn số trang cho chiều cao (ví dụ: 1 page).

  • Nếu bạn muốn toàn bộ bảng tính nằm gọn trong một trang A4, hãy đặt cả Width và Height là “1 page”.

  • Hoặc bạn có thể vào hộp thoại Page Setup (bằng cách nhấp vào mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải nhóm Page Setup). Trong tab Page, tại mục Scaling (Co giãn), chọn Fit to: và nhập “1” page(s) wide by “1” tall.

• Bước 3: Chọn khổ giấy và hướng giấy.
  Trong hộp thoại Page Setup hoặc trực tiếp trên tab Page Layout:

  • Orientation (Hướng): Chọn Portrait (Dọc) hoặc Landscape (Ngang) tùy theo bố cục bảng tính.

  • Paper size (Khổ giấy): Chọn A4 hoặc khổ giấy bạn muốn.

• Bước 4: Xem trước và In (Ctrl + P).
  Kiểm tra kỹ bản xem trước. Excel sẽ tự động điều chỉnh tỷ lệ phần trăm (Scale) để bảng tính vừa với số trang bạn đã chỉ định.

2. Điều Chỉnh Tỷ Lệ Phần Trăm (Scale)

Nếu bạn muốn kiểm soát tỷ lệ thu nhỏ một cách chính xác hơn:

• Bước 1: Mở file Excel và vào tab Page Layout.

• Bước 2: Điều chỉnh Scale.
  Trong nhóm Scale to Fit, đảm bảo Width và Height đang ở chế độ Automatic (Tự động). Sau đó, điều chỉnh giá trị trong ô Scale (%) (Tỷ lệ). Giảm tỷ lệ này (ví dụ: xuống 75%, 50%) để thu nhỏ bảng tính.
  Bạn cũng có thể tìm thấy tùy chọn này trong File > Print > Settings > Custom Scaling Options… hoặc tương tự.

3. Sử Dụng Page Break Preview (Xem Trước Ngắt Trang)

Tính năng này giúp bạn trực quan hóa và điều chỉnh các đường ngắt trang để gom nội dung vào số trang mong muốn.

• Bước 1: Mở file Excel.

• Bước 2: Chuyển sang chế độ Page Break Preview.
  Vào tab View (Xem) > Page Break Preview (Xem Trước Ngắt Trang).

• Bước 3: Kéo thả đường ngắt trang.
  Bạn sẽ thấy các đường kẻ màu xanh lam (đường ngắt trang). Kéo các đường này để mở rộng hoặc thu hẹp vùng in trên mỗi trang. Excel sẽ tự động điều chỉnh tỷ lệ co giãn.

• Bước 4: In (Ctrl + P).

4. In Vùng Lựa Chọn (Print Selection)

Nếu bạn chỉ muốn in một phần nhỏ của bảng tính và thu nhỏ nó:

• Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần in.

• Bước 2: Mở hộp thoại In (Ctrl + P).

• Bước 3: Chọn Print Selection.
  Trong mục Settings (Cài đặt), nhấp vào tùy chọn đầu tiên (thường là “Print Active Sheets”) và chọn Print Selection (In Vùng chọn).

• Bước 4: Áp dụng các cài đặt thu nhỏ khác (nếu cần).
  Bạn vẫn có thể kết hợp với “Fit to” hoặc “Scale (%)” để thu nhỏ vùng chọn này.

Mẹo Khi In Excel Thu Nhỏ:

• Căn chỉnh lề (Margins): Sử dụng lề hẹp (Narrow Margins) để có thêm không gian cho nội dung.

• Ẩn các hàng/cột không cần thiết: Trước khi in, hãy ẩn đi những dữ liệu không quan trọng.

• Kiểm tra Header & Footer: Đảm bảo chúng không chiếm quá nhiều diện tích.

• Chuyển sang PDF trước khi in: Đôi khi, lưu file Excel thành PDF rồi mới in từ PDF có thể giúp giữ định dạng tốt hơn và cung cấp thêm tùy chọn co giãn.

III. Cách In Tài Liệu Thu Nhỏ Trong File PDF

Các trình đọc PDF như Adobe Reader, Foxit Reader, hoặc thậm chí trình duyệt web đều cung cấp các công cụ để thu nhỏ file PDF khi in.

1. Sử Dụng Tùy Chọn “Fit” (Vừa Khít) hoặc “Shrink Oversized Pages” (Thu Nhỏ Trang Quá Khổ)

Đây là cách tự động và đơn giản nhất.

• Bước 1: Mở file PDF bằng trình đọc PDF (ví dụ: Adobe Reader, Foxit Reader, trình duyệt).

• Bước 2: Mở hộp thoại In (Ctrl + P hoặc File > Print).

• Bước 3: Tìm mục Page Sizing & Handling (Định cỡ & Xử lý Trang) hoặc tương tự.
  Trong Adobe Reader:

  • Chọn Fit (Vừa Khít): Tùy chọn này sẽ thu nhỏ các trang lớn để vừa với vùng in của giấy và phóng to các trang nhỏ.

  • Chọn Shrink oversized pages (Thu Nhỏ Trang Quá Khổ): Chỉ thu nhỏ các trang lớn hơn khổ giấy in, giữ nguyên kích thước các trang nhỏ hơn hoặc bằng.
    Trong Foxit Reader:

  • Trong mục Print Handling (Xử lý In), bạn có thể thấy các tùy chọn trong phần Scale (Tỷ lệ). Thường chọn Fit to printer margins (Vừa với lề máy in) hoặc tương tự.

• Bước 4: Xem trước và In.

2. In Nhiều Trang Trên Một Tờ Giấy (Multiple Pages Per Sheet)

Tương tự như Word, bạn có thể gộp nhiều trang PDF vào một tờ giấy.

• Bước 1: Mở file PDF và vào hộp thoại In.

• Bước 2: Tìm tùy chọn Multiple (Nhiều trang) hoặc Pages per sheet.
  Trong Adobe Reader:

  • Trong mục Page Sizing & Handling, chọn Multiple.

  • Sau đó, trong Pages per sheet, chọn số lượng trang bạn muốn gộp (ví dụ: 2, 4, 6, hoặc Custom để nhập số hàng x cột).
    Trong Foxit Reader:

  • Tìm tùy chọn tương tự trong hộp thoại in, có thể nằm dưới mục Scale hoặc một mục riêng về Multiple pages.

• Bước 3: Điều chỉnh thứ tự trang, lề (nếu có) và In.

3. Sử Dụng Tỷ Lệ Tùy Chỉnh (Custom Scale)

Cho phép bạn nhập một tỷ lệ phần trăm cụ thể để thu nhỏ.

• Bước 1: Mở file PDF và vào hộp thoại In.

• Bước 2: Tìm tùy chọn Custom Scale (Tỷ lệ Tùy chỉnh).
  Trong Adobe Reader:

  • Trong mục Page Sizing & Handling, chọn Custom Scale.

  • Nhập tỷ lệ phần trăm mong muốn (ví dụ: 50% để giảm một nửa kích thước).
    Trong Foxit Reader:

  • Có thể có tùy chọn nhập tỷ lệ phần trăm trực tiếp trong phần Scale.
    Trong UPDF (một trình chỉnh sửa PDF khác):

  • Chọn File > Print > Page Size and Handling > Custom Scale (%) và nhập tỷ lệ.

• Bước 3: Xem trước và In.

4. In Dưới Dạng Hình Ảnh (Print as Image) – Khi Cần Thiết

Đôi khi, nếu tài liệu PDF phức tạp và gặp vấn đề khi thu nhỏ, việc in nó như một hình ảnh có thể giúp. Tuy nhiên, điều này có thể làm tăng kích thước file in và giảm chất lượng văn bản.

• Trong hộp thoại In của Adobe Reader, vào nút Advanced (Nâng cao) và chọn Print As Image.

• Trong Foxit Reader, có thể có tùy chọn Print as Grayscale (in thường, không màu) hoặc Print as images (in có màu giống trên thiết bị).

Mẹo Khi In PDF Thu Nhỏ:

• Luôn xem trước: Đảm bảo nội dung vẫn rõ ràng sau khi thu nhỏ.

• Chọn đúng khổ giấy (Paper Size): Trong cài đặt máy in, đảm bảo bạn đã chọn đúng khổ giấy (ví dụ A4) mà bạn đang sử dụng.

• Orientation (Hướng giấy): Chọn Auto-Rotate (Tự động xoay) hoặc chọn thủ công Portrait/Landscape cho phù hợp.

• In từ trình duyệt: Nếu bạn mở PDF bằng trình duyệt (Chrome, Edge), tùy chọn in cũng thường có các cài đặt tương tự như “Pages per sheet” hoặc “Scale”.

IV. Cách In Tài Liệu (Word, Excel) Sang Định Dạng PDF Để Thu Nhỏ

Một phương pháp hữu ích khác là chuyển đổi tài liệu Word hoặc Excel của bạn sang PDF trước, sau đó sử dụng các công cụ thu nhỏ của trình đọc PDF. Điều này giúp giữ nguyên định dạng tốt hơn và đôi khi cung cấp nhiều tùy chọn co giãn linh hoạt hơn.

• Bước 1: Mở file Word hoặc Excel.

• Bước 2: Chọn In (Ctrl + P).

• Bước 3: Chọn máy in là “Microsoft Print to PDF” (hoặc “Save as PDF”).
  Trong danh sách máy in, thay vì chọn máy in vật lý, hãy chọn Microsoft Print to PDF.

• Bước 4: (Tùy chọn) Điều chỉnh Page Setup.
  Bạn vẫn có thể vào Page Setup (Thiết lập Trang) để điều chỉnh hướng giấy, lề, hoặc thậm chí một số cài đặt co giãn cơ bản trước khi tạo PDF.

• Bước 5: Nhấn Print (hoặc Save).
  Một hộp thoại sẽ hiện ra yêu cầu bạn đặt tên file và chọn vị trí lưu file PDF mới.

• Bước 6: Mở file PDF vừa tạo và áp dụng các cách thu nhỏ cho PDF đã nêu ở Mục III.

Kết Luận

Việc in tài liệu thu nhỏ trong Word, Excel và PDF không hề phức tạp nếu bạn nắm vững các công cụ và tùy chọn có sẵn. Bằng cách áp dụng các hướng dẫn chi tiết và mẹo vặt trong bài viết này, bạn không chỉ tiết kiệm được chi phí, tài nguyên mà còn có thể tạo ra những bản in chuyên nghiệp, phù hợp với nhiều mục đích sử dụng khác nhau. Hãy luôn nhớ kiểm tra kỹ bản xem trước (Print Preview) để đảm bảo kết quả cuối cùng đúng như ý muốn của bạn. Chúc bạn thành công!